Como pode a gestão de frotas reduzir os custos das PME?

Publicado originalmente em maio de 2024; revisto e traduzido em outubro de 2026. GPS e telemática dependem da solução e do equipamento. As poupanças não são garantidas; as referências à CNIL dizem respeito a França.

Otimizar a utilização dos veículos através da gestão de frotas

Uma gestão de frotas eficaz começa com uma visão fiável da utilização, quilometragem, prazos e custos dos veículos. Algumas ferramentas também incluem telemática, GPS ou otimização de percursos, consoante os equipamentos e opções: estas funções não estão incluídas em todas as soluções. Eis como uma melhor organização pode traduzir-se em poupanças:

1. Planeamento de percursos: Com sistemas de gestão de frotas, as PME podem planear trajetos mais curtos e rápidos. Isso reduz os quilómetros percorridos e, consequentemente, o consumo de combustível e o desgaste dos veículos.
2. Evitar congestionamentos: A informação de trânsito em tempo real ajuda os condutores a evitar zonas congestionadas, reduzindo os tempos de viagem e os custos de consumo excessivo de combustível nas filas.

Enquadrar as deslocações: Uma política de utilização clara e o acompanhamento dos quilómetros profissionais ajudam a identificar utilizações inadequadas. A recolha de dados deve ser proporcional e respeitar os direitos dos trabalhadores. Em França, a CNIL enquadra nomeadamente a geolocalização de veículos profissionais; esta não deve servir para vigiar deslocações privadas fora do horário de trabalho.

Reduzir os custos de combustível

A gestão de frotas pode reduzir consideravelmente os custos de combustível, sobretudo através das seguintes medidas:

Acompanhar os condutores: A formação em condução suave, antecipação e respeito pelos limites de velocidade ajuda a limitar consumos desnecessários. Quando são utilizados dados de condução, a recolha deve ser justificada e cumprir as regras aplicáveis; em França, a geolocalização não deve ser utilizada para controlar o cumprimento dos limites de velocidade pelos trabalhadores.

1. Analisar o consumo de combustível: Os relatórios detalhados permitem identificar os veículos com maior consumo e tomar medidas corretivas, como manutenções específicas ou a substituição dos veículos menos eficientes.

Manutenção preventiva

A manutenção preventiva é essencial para evitar avarias dispendiosas e prolongar a vida útil dos veículos. Os sistemas de gestão de frotas oferecem várias vantagens nesta área:

1. Alertas de manutenção: Os sistemas de gestão de frotas podem enviar avisos automáticos quando são necessárias revisões periódicas, reduzindo o risco de avarias inesperadas e dispendiosas.
2. Reduzir as imobilizações: Uma manutenção regular e preventiva torna menos prováveis as avarias importantes, reduzindo os tempos de paragem e as perdas de produtividade.

Reduzir os custos de seguro

Uma gestão de frotas bem estruturada também pode contribuir para reduzir os prémios de seguro:

1. Melhorar a segurança: Ao acompanhar e melhorar as práticas de condução, as empresas podem reduzir os acidentes e, consequentemente, as participações ao seguro.
2. Demonstrar a gestão de riscos: As seguradoras podem oferecer reduções dos prémios às empresas que demonstrem uma gestão proativa e eficaz da frota através de sistemas de acompanhamento e gestão.

Melhorar a gestão administrativa

A administração de frotas de veículos pode consumir muito tempo e dinheiro. Os sistemas de gestão de frotas automatizam numerosas tarefas administrativas:

1. Gerir documentos: As faturas de combustível, os recibos de portagens e os registos de manutenção podem ser acompanhados e geridos automaticamente, reduzindo o tempo dedicado à documentação.
2. Relatórios automatizados: Os relatórios sobre utilização dos veículos, consumo de combustível e custos de manutenção podem ser gerados automaticamente, facilitando a análise e a tomada de decisões.

Otimizar o custo total de propriedade (TCO)

O custo total de propriedade (TCO) inclui os custos de compra ou aluguer, utilização e manutenção dos veículos. A gestão de frotas ajuda a comparar estas rubricas e a decidir com base em critérios coerentes:

1. Selecionar veículos: Ao analisar os dados de custos e desempenho, os gestores podem escolher os modelos mais económicos na aquisição e na utilização.
2. Otimizar os ciclos de substituição: Os dados de desempenho e custos de manutenção ajudam a determinar o melhor momento para substituir os veículos, evitando os custos elevados das reparações frequentes dos veículos mais antigos.

Conclusão

Ao investir numa solução de gestão de frotas adequada, as PME podem controlar melhor os custos a longo prazo. As poupanças dependem da situação inicial, da qualidade dos dados e das medidas realmente aplicadas: não são garantidas. O essencial é utilizar melhor os veículos, acompanhar combustível e manutenção, melhorar a prevenção e simplificar a administração. O CodeNekt for Fleet centraliza as informações do parque, os documentos, os prazos e os custos para facilitar este acompanhamento.

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Se a sua frota inclui modelos elétricos, o nosso guia de manutenção de um veículo elétrico ajuda a identificar as operações a incluir no acompanhamento.

Para uma abordagem que combine veículos, condutores e organização das deslocações, consulte os recursos da ADEME para a gestão sustentável de frotasOpens external site.

Em França, as recomendações da CNIL sobre geolocalização dos trabalhadoresOpens external site explicam o enquadramento a verificar antes de implementar o acompanhamento GPS. Noutros países, consulte a autoridade local competente.