Come la gestione delle flotte può ridurre i costi delle PMI

Pubblicato originariamente a maggio 2024; rivisto e tradotto a ottobre 2026. GPS e telematica dipendono da soluzione e attrezzature. I risparmi non sono garantiti; i riferimenti alla CNIL riguardano la Francia.

Ottimizzare l’utilizzo dei veicoli con la gestione delle flotte

Una gestione efficace della flotta parte da una visione affidabile di utilizzo, chilometraggio, scadenze e costi dei veicoli. Alcuni strumenti comprendono anche telematica, GPS o ottimizzazione dei percorsi, secondo le attrezzature e le opzioni disponibili: queste funzioni non sono incluse in tutte le soluzioni. Ecco come una migliore organizzazione può tradursi in risparmi:

1. Pianificazione dei percorsi: Con i sistemi di gestione delle flotte, le PMI possono pianificare tragitti più brevi e rapidi. Ciò riduce i chilometri percorsi e, di conseguenza, il consumo di carburante e l’usura dei veicoli.
2. Evitare gli ingorghi: Le informazioni sul traffico in tempo reale aiutano i conducenti a evitare le zone congestionate, riducendo tempi di percorrenza e costi del consumo eccessivo di carburante nelle code.

Regolamentare gli spostamenti: Una politica d’uso chiara e il monitoraggio dei chilometri professionali aiutano a individuare utilizzi inappropriati. La raccolta dei dati deve essere proporzionata e rispettare i diritti dei dipendenti. In Francia, la CNIL disciplina in particolare la geolocalizzazione dei veicoli aziendali, che non deve essere usata per sorvegliare gli spostamenti privati fuori dall’orario di lavoro.

Ridurre i costi del carburante

La gestione delle flotte può ridurre sensibilmente i costi del carburante, soprattutto attraverso le seguenti misure:

Supportare i conducenti: La formazione su guida fluida, capacità di anticipazione e rispetto dei limiti di velocità aiuta a limitare i consumi inutili. Quando si utilizzano dati di guida, la raccolta deve essere giustificata e conforme alle norme applicabili; in Francia, la geolocalizzazione non deve essere usata per controllare il rispetto dei limiti di velocità da parte dei dipendenti.

1. Analizzare il consumo di carburante: I rapporti dettagliati permettono di individuare i veicoli che consumano di più e adottare interventi correttivi, come manutenzioni specifiche o la sostituzione dei veicoli meno efficienti.

Manutenzione preventiva

La manutenzione preventiva è essenziale per evitare guasti costosi e prolungare la vita dei veicoli. I sistemi di gestione delle flotte offrono diversi vantaggi in questo ambito:

1. Avvisi di manutenzione: I sistemi di gestione delle flotte possono inviare avvisi automatici quando sono previsti interventi periodici, riducendo il rischio di guasti imprevisti e costosi.
2. Ridurre i fermi: Una manutenzione regolare e preventiva rende meno probabili i guasti importanti, riducendo i tempi di fermo e le perdite di produttività.

Ridurre i costi assicurativi

Una gestione delle flotte ben strutturata può anche contribuire a ridurre i premi assicurativi:

1. Migliorare la sicurezza: Monitorando e migliorando le pratiche di guida, le imprese possono ridurre gli incidenti e, di conseguenza, le richieste di risarcimento.
2. Dimostrare la gestione dei rischi: Le assicurazioni possono offrire riduzioni dei premi alle imprese che dimostrano una gestione proattiva ed efficace della flotta mediante sistemi di monitoraggio e gestione.

Migliorare la gestione amministrativa

L’amministrazione delle flotte di veicoli può richiedere molto tempo e denaro. I sistemi di gestione delle flotte automatizzano numerose attività amministrative:

1. Gestire i documenti: Le fatture di carburante, le ricevute dei pedaggi e i registri di manutenzione possono essere tracciati e gestiti automaticamente, riducendo il tempo dedicato alla documentazione.
2. Rapporti automatizzati: I rapporti su utilizzo dei veicoli, consumo di carburante e costi di manutenzione possono essere generati automaticamente, semplificando analisi e decisioni.

Ottimizzare il costo totale di possesso (TCO)

Il costo totale di possesso (TCO) comprende i costi di acquisto o noleggio, utilizzo e manutenzione dei veicoli. La gestione delle flotte aiuta a confrontare queste voci e a decidere su basi coerenti:

1. Selezionare i veicoli: Analizzando i dati relativi a costi e prestazioni, i gestori possono scegliere i modelli più economici sia all’acquisto sia nell’utilizzo.
2. Ottimizzare i cicli di sostituzione: I dati sulle prestazioni e sui costi di manutenzione aiutano a individuare il momento migliore per sostituire i veicoli, evitando le spese elevate legate alle riparazioni frequenti dei mezzi più vecchi.

Conclusione

Investendo in una soluzione di gestione delle flotte adeguata, le PMI possono controllare meglio i costi nel lungo periodo. I risparmi dipendono dalla situazione iniziale, dalla qualità dei dati e dalle azioni realmente attuate: non sono garantiti. La chiave è utilizzare meglio i veicoli, monitorare carburante e manutenzione, migliorare la prevenzione e semplificare l’amministrazione. CodeNekt for Fleet centralizza le informazioni del parco, i documenti, le scadenze e i costi per facilitare questo monitoraggio.

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Se la flotta comprende modelli elettrici, la nostra guida alla manutenzione di un veicolo elettrico aiuta a individuare gli interventi da includere nel monitoraggio.

Per un approccio che unisca veicoli, conducenti e organizzazione degli spostamenti, consulta le risorse ADEME sulla gestione sostenibile delle flotteOpens external site.

In Francia, le raccomandazioni CNIL sulla geolocalizzazione dei dipendentiOpens external site spiegano il quadro da verificare prima di introdurre il monitoraggio GPS. Per altri Paesi, consulta l’autorità locale competente.